Een feest organiseren: wanneer werd dat eigenlijk een tweede baan?

Wie tegenwoordig als vrijwilliger een dorpsfeest, festival of ander lokaal evenement organiseert, krijgt er bijna ongemerkt een tweede baan bij. Vergunningen, veiligheidsplannen, EHBO, verkeersregelaars, beveiliging, plattegronden, weerscenario’s...en dan moet er tussendoor ook nog gewoon een leuk feest georganiseerd worden.

Dat dit steeds meer begint te knellen, bleek onlangs ook uit een artikel van de NOS over de toenemende regeldruk bij dorpsfeesten en festivals.

Achter een paar dagen feest zitten maanden werk
In het artikel komt onder andere het dorpsfeest in Aarle-Rixtel aan bod. Vier dagen feest, met een jaarmarkt, quiz, talentenshow, livemuziek en zeskamp. Aan de voorkant vooral gezelligheid. Aan de achterkant: zeven vaste vrijwilligers, vijf commissies en tijdens het feest nog ongeveer veertig extra helpers.

En zelfs met al die mensen blijft de hoeveelheid werk toenemen.

Organisatoren moeten vooraf nadenken over bezoekersaantallen, verkeersstromen, versterkte muziek, alcohol, EHBO, veiligheid en zelfs over wat er moet gebeuren bij verschillende weersomstandigheden. Plattegrond erbij, formulieren invullen en vooral niets vergeten.

Natuurlijk zijn regels er niet voor niets. Als er duizenden mensen bij elkaar komen, wil je dat het veilig gebeurt.

Maar het zijn wel vaak vrijwilligers die dit allemaal moeten regelen. Gewoon naast hun werk, gezin en de rest van het dagelijks leven.

Soms wordt het simpelweg te veel
Dat het niet alleen om wat extra papierwerk gaat, blijkt ook uit voorbeelden van evenementen die stoppen of kleiner worden.

Dicht bij huis gebeurde dat bijvoorbeeld met Hûnewipperrock in Rinsumageast. Vorig jaar kwamen daar nog zo’n 2.000 bezoekers. Dit jaar ging de stekker eruit. Een nieuwe locatie vinden bleek lastig, maar ook de toenemende eisen speelden volgens de organisatie een rol. Meer beveiliging, terwijl het aantal bezoekers niet toenam. Vrijwilligers die een online cursus moesten volgen om verkeersregelaar te mogen zijn.

Ook elders in Nederland stoppen festivals of schalen ze af omdat de voorbereiding te zwaar wordt voor vrijwilligers.

En dat is ontzettend jammer.

Want een dorpsfeest is meer dan een tent met muziek en bier. Het is de plek waar een dorp samenkomt. Waar vrijwilligers maandenlang iets neerzetten waar vervolgens honderden of duizenden mensen plezier aan beleven.

Als juist die mensen op een gegeven moment denken laat maar, dit is het niet meer waard, verliezen we meer dan alleen een evenement.

Kan het alsjeblieft ergens gewoon simpel blijven?
Aan vergunningen kunnen wij bij MGTickets weinig veranderen.

Ook verkeersregelaars, dranghekken en EHBO’ers zitten helaas niet verstopt in ons ticketsysteem.

Maar we zien wél hoeveel werk er op het bordje van organisatoren terechtkomt. We werken dagelijks met dorpsfeesten, festivals, toneelverenigingen, stichtingen, sportclubs en andere organisaties die vaak voor een groot deel op vrijwilligers draaien.

En daarom vinden wij dat kaartverkoop vooral géén extra project moet worden.

Je wilt niet ook nog handmatig bestellingen verwerken, kaartjes mailen, bezoekerslijsten bijhouden en op de avond zelf met geprinte Excel-lijsten bij de ingang staan zoeken naar mevrouw De Vries die zeker weet dat ze vier kaarten heeft gekocht.

Dat soort dingen kunnen gewoon makkelijker.

De techniek mag het werk doen
Online kaartverkoop moet wat ons betreft vooral op de achtergrond gebeuren.

Een bezoeker bestelt een kaartje, rekent af en ontvangt automatisch zijn tickets. Als organisator kun je ondertussen zien hoeveel kaarten er verkocht zijn en hoeveel bezoekers je kunt verwachten.

Bij de ingang scan je de tickets en zie je direct of een QR-code geldig is. Geen namen afstrepen, geen stapels papier en geen discussie over de vraag of dat ene uitgeprinte kaartje nou al door iemand anders gebruikt is.

En is een bezoeker zijn tickets kwijt, heeft iemand een verkeerd e-mailadres ingevuld of komt er een andere vraag binnen? Dan hoeft een vrijwilliger van de feestcommissie daar wat ons betreft niet op zaterdagavond tussen het ophangen van de laatste vlaggetjes door ook nog een complete helpdesk voor te runnen.

Daar zijn wij voor.

Niet nóg een systeem waar je voor moet gaan studeren
Want daar zit misschien wel de kern.

Er komen steeds meer dingen bij waarvoor organisatoren kennis moeten hebben, formulieren moeten invullen of cursussen moeten volgen. Dan moet je ticketsysteem niet het volgende onderdeel zijn waarvoor eerst een handleiding van 84 pagina’s moet worden doorgespit.

Het moet gewoon werken.

Dat klinkt misschien weinig spectaculair voor een bedrijf dat ticketsystemen verkoopt, maar eigenlijk vinden we dat een behoorlijk mooi compliment.

Als bezoekers zonder gedoe hun kaartje kunnen kopen, organisatoren precies kunnen zien wat er gebeurt en iedereen op de avond zelf naar binnen kan zonder dat iemand zich druk hoeft te maken over de techniek, hebben wij ons werk goed gedaan.

Laten we vooral zorgen dat organiseren leuk blijft
De Landelijke Vereniging voor Kleine Kernen pleit inmiddels voor minder bureaucratie bij kleine evenementen, meerjarige vergunningen en een vast aanspreekpunt bij gemeenten dat met organisatoren meedenkt.

Dat lijkt ons geen gek idee.

Want uiteindelijk zijn de meeste dorpsfeesten en lokale evenementen niet bedacht omdat iemand zo graag veiligheidsplannen invult, spreadsheets bijhoudt of bezoekersmails beantwoordt.

Ze zijn er omdat een groep mensen het leuk vindt om iets te organiseren voor hun dorp, vereniging of publiek.

En als er dan toch steeds meer móét…

…laten we vooral proberen om alles wat níét ingewikkeld hoeft te zijn, ook niet ingewikkeld te maken.

Wij beginnen wel bij de kaartverkoop.