Vandaag is het zover: je event gaat eindelijk beginnen. Je hebt aan veel dingen gedacht,waarschijnlijk gewoon aan alles! Alles moet perfect lopen. Alles tot één doel: je bezoekers een fijne tijd geven, zij zijn immers je gasten en de reden waarvoor je het evenement hebt georganiseerd. De horeca staat er netjes verzorgd bij. De koelkasten zijn gevuld, er zijn trolleys met tapinstallatie, er omheen een mooie bar gemaakt. Het afrekenen wil je zo eenvoudig mogelijk maken, dus werk je met muntenverkoop. Op een of meerdere punten heb je de verkoop hiervan ingericht. Dit heb je afgestemd op het verwachte aantal bezoekers. Ook de grootte van de bar is hierop afgestemd. Hoe zit het met je personeel? Ook afgestemd op je verwachting. Kortom: alles heb je afgestemd op je bezoekers.
Maar hoe zit het met je entree? Je wilde dit vooraf zo soepel mogelijk laten verlopen en hebt daarom besloten de ticketverkoop online te laten plaatsvinden. Veel bezoekers hebben hun kaart al online gekocht. Of het nu gaat om een klein of groter evenement: de eerste indruk van je evenement was tijdens de kaartverkoop. Die ging soepel en snel. Er is een verwachting geschept bij de bezoeker. Ons advies: maak die verwachting bij de deur direct waar!
Bij de entree heb je veel opties om je bezoekers op een vlotte en positieve manier welkom te heten. Een optimale doorstroming in combinatie met een vriendelijke ontvangst zijn daarbij wat ons betreft de belangrijkste onderwerpen om op te focussen. Een bezoeker vindt het niet erg om even in de rij te moeten staan, maar wil dan onbewust wel zien dat het doorloopt. Daarom is het goed om naar de fysieke route te kijken die een bezoeker aflegt om binnen te komen.
Is de entree goed aangegeven, weet de bezoeker waar deze naar binnen moet? Daar eenmaal aangekomen kun je een bezoeker richting de controle begeleiden door gangen te maken. Vaak gebeurt dit door met dranghekken smalle doorgangen te maken waardoor de bezoekersstroom zich trechtert. Daarna vindt idealiter de controle van de tickets plaats. De scanners die MGTickets levert hebben als kenmerk dat ze snel scannen en de controleur goed kan zien welk gedeelte van de smartphone of het papier wordt gelezen. Je krijgt snel feedback van de scanner of het ticket geldig is of wanneer er een probleem is. Vervolgens een simpele tip: een afvalbak of rolcontainer. Eén per twee doorgangen is voldoende. Een gedeelte van je bezoekers heeft de tickets uitgeprint en wil deze na de controle kwijt.
Bij festivals en ook andere evenementen is meestal in de huisregels opgenomen dat eigen consumpties niet mee naar binnen mogen worden genomen. De security ziet erop toe dat dit wordt nageleefd. Worden er toch artikelen gevonden die niet mee naar binnen mogen? Dan kunnen die direct in de container. Naast een goede werkomgeving voor controleurs en security, zet je ook direct de toon voor een schone omgeving. Geen rondzwevende tickets over je hele terrein.
Voor kleinere evenementen kun je zeker gebruikmaken van bovenstaande werkwijze. Want elke bezoeker van je event, of het er nu weinig of veel zijn; heeft zin in een fijn verblijf. Geef je visitekaartje daarom direct aan het begin af. Voor grotere evenementen kijken we op locatie graag met je mee. Wij assisteren bij het inrichten van je entree en ondersteunen bij een vlotte doorloop. En is er iemand onverhoopt toch het ticket vergeten of wil de smartphone niet meewerken? Dan kunnen we op basis van het betaalbewijs van de bezoeker altijd de tickets achterhalen en de bezoeker toegang geven.
En o ja, één ding mag je zeker niet vergeten om je controleurs te laten zeggen na de controle: “Veel plezier!”. Klein gebaar, grote betekenis!