Het scherm staat op 2%, de QR-code is een wazige vlek. Of mensen bedenken bij het hekje ineens dat ze ergens nog een ticket moeten hebben. In hun mail. Zonder internet. Of geprint, verfrommeld in een binnenzak naast een half opgegeten liga.

Ook leuk: mensen kopen met z’n zevenen tickets en vergeten te bespreken wie wat gebruikt. De helft is al binnen, de andere helft staat met drie keer dezelfde barcode te zwaaien. En dan begint de grote zoektocht naar het ene ticket dat hopelijk nog niet gescand is. Geloof ons: daar kun je makkelijk een patatje oorlog bij halen.

En dan zijn er nog de opgelichte bezoekers. Tickets via via, of via een vaag buurmeisje van een neef – en ja hoor, de code is al gebruikt. Vervelend, verdrietig en 100% onhandig.

Wat jij als organisator kunt doen?

– Maak de entree breed. Zorg voor meerdere paden, zodat je de mensenstroom kunt verdelen. Geen filevorming waarbij de laatste in de rij inmiddels z’n feestje op Instagram moet volgen.

– Zorg voor een logische volgorde: eerst de tickets scannen, dan ID-check, daarna eventuele security of tassencontrole en als het nodig is: een bandje voor 18+. Houd het strak en duidelijk, want niks werkt zo vertragend als mensen die halverwege moeten teruglopen omdat ze een stap zijn overgeslagen.

– Zet een grote container neer bij de ingang waar mensen hun flesjes wijn, blikken bier en verdwaalde energydrink in kunnen kieperen. Scheelt discussie én geeft meteen een duidelijk signaal: dit blijft buiten.

– Hang een bord op – groot genoeg om ook met de nodige drankjes achter de kiezen nog te kunnen lezen – met daarop iets als: “Zet je scherm op helderheid standje zonnebank en pak je ticket er nú vast bij.” Ja, mensen lezen dat. En ja, het helpt echt.

– Zorg voor voldoende scanners. En minstens net zo belangrijk: zorg voor mensen die ermee om kunnen gaan. Enthousiast, snel en een klein beetje stressbestendig. Anders heb je alsnog een bottleneck, maar dan digitaal.

– En laat bezoekers met ticketproblemen direct contact opnemen met ons supportteam. Vooral in de aanloop naar het evenement, als de kaartverkoop nog loopt. Ga er als organisator niet tussen zitten om te vertalen, bemiddelen of zelf Sherlock Holmes te spelen. Wij lossen het meestal sneller op – en iedereen weet meteen waar ‘ie aan toe is.

Entree hoeft geen drama te zijn. Maar als je niks regelt, wordt het dat mogelijk wel.